اهمیت ارتباطات سازمانی[۱]:چون ارتباطات همزاد با حیات انسان بوده نمی توان رای آن نقطه شروعی پیدا کرد .ولی ارتباطات از گسترده ترین و مهمترین و پیچیده ترین رفتارهای انسان است یا در واقع برقراری ارتباط صحیح در سطح بالاتر جدا کننده انسان از حیوان استباط تلقی  از هر مرکز آموزشی به عنوان یک سازمان باید گفت : سازمان شبکه پیچیده ای است از ارتباطات و هماهنگی فعالیت ها آن که تبادل اطلاعات میان واحدهای گوناگون . متعدد مستلزم پیش بینی و تدارک طرق و وسایل ارتباطی موثر است چرا که سازمان بدون ارتباط از ادامه فعالیت باز می ماند.و بعلاوه از طریق ارتباطات می توان دانش ، آگاهی ، انگیزش ، تحقق اهداف فردی و گروهی ، هماهنگی اعمال و اقدامات بهداشت روانی و محیط کار ، بهتر شدن اوضاع آینده کارکنان و سازمان ، رضایت شغلی و اداره بهتر سازمان توسط مدیر یا مدیران را تضمین یا حداقل تسهیل کرد.(سرمد، ۱۳۷۸: ۱۲۵-۱۲۴)

تعریف ارتباط: یعنی انتقال مقصود و منظور یک عضو گروه به دیگری و…  یا نقل و انتقال و درک مقصود یا منظور است (رابینز ، ۱۳۷۸ : ۵۸۲)، در تعریف ارتباط ؛ آن را به “آفتاب پرست[۲]” تشبیه کرده اند، واژه ای که در ذهن ، به رنگی خاص درمی آیدو مفهومی ویژه به خود می گیرد …ارتباطات را در مدیریت ، انتقال اطلاعات ، مفاهیم و معانی ، بین افراد سازمان تعریف می کنیم .(الوانی ، ۱۳۸۹: ۱۷۴)

فرآیند های ارتباطات :(رابینز، ۱۳۷۸ : ۵۸۵)

پیام[۳] : یک واقعیت ملموس که از منبع اصلی بصورت رمز در می آید ( کلامی – تصویری ، مکتوب ؛ اشاره و…)

کانال پیام : وسیله (ابزار) است که پیام از آن مجرا رسانیده می شود این کانال بوسیبه منبع پیام انتخاب می شود. ( رسمی و عیر رسمی )

گیرنده پیام : کسی است که مخاطب پیام قرار می گیرد . گیرنده باید دارای دانش و مهارت لازم برای از رمز خارج مردن پیام را داشته باشد .

الگوهای ارتباط : افقی و عمودی ، ارتباط عمودی می تواند رو به بالا یا رو به پایین باشد .

ارتباط افقی : ارتباط بین یک گروه کاری ، بین اعضای گروههای هم سطح در سازمان ، بین مدیران یک سطح یا بین کارکنامی که همطراز هستند ، برقرار می شود.برای صرفه جویی در زمان و تسهیل در هماهنگی ارتباط افقی مورد نیاز است .این ارتباز می تواند عامل تعارض و عدم کارایی  در سازمان نیز شود . با دور زدن مدیران و ساختار عمودی یا رسمی در سازمان .ارتباط عمودی می تواند به دو شکل زیر باشد :

الف :  ارتباطات روبه پایین : ارتباط از یک سطح سازمان یا گروه به سطح پایین تر جریان دارد. ارتباط با زیر دستان . مانند، تعین هدفها ، ارسال سیاست ها ی حدید سازمان یا شرکت ،دستورالعمل ها و بخشنامه ها .الزاما این نوع ارتباط نباید بصورت شفاهی و رودرو و با تماس شخصی برقرار شود. ب: ارتباط رو به بالا : این ارتباط دز سازمان یا گروه در جهت سطوح بالاتر جریان دارد.مانند : آگاه ساختن و رساندن گیشرفت کارها ، باز گو نمودن مسائل جاری سازمان . این توع ارتباط باعث می شود تا مدیرسازمان از توع احساسات کارکنان خود نسبت به خود ، کارکنان و سازمان آگاه شود.(رابینز ، ۱۳۷۸ : ۵۸۸ – ۵۸۴)

انواع  ارتباط :شفاهی ، کتبی ، و غیره گفتاری ، الکترونیکی (اصغری ،۱۳۹۳: ۲۰۴)، انواع روابط انسانی : رسمی ، غیر رسمی ، یک جانبه (شخص الف با ب )، دو جانبه ، چندجانبه ، نزولی ، صعودی ، افقی ، مورب ، کلامی ، غیر کلامی ، آشکار و پنهان ، کتبی ، و شفاهی (سرمد ، ۱۳۷۸: ۱۲۷-۱۲۶)

نقش ارتباط : در یک گروه یا سازمان ، ارتباطات چهار نقش ایفا می کند که عبارتند از :کنترل(سازمان ها، سلسله مراتب ، اختیارات و دستورالعمل ها که کارکنان باید رعایت کنند )، ایجاد انگیزه ، ابرازاحساسات ، و اطلاعات..(رابینز ، ۱۳۷۸ : ۵۸۳-۵۸۲)

  مراتب غنی بودن کانال ارتباطی : به ترتیب قدرت و غنای نوع ارتباط عبارتند از ؛ ۱- چهره به چهره ، ۲- تلفنی ۳- پست الکترونیکی ۴- یاداشت و نامه ۵ – گزارش… کانال  ارتباطی بستگی به این امر دارد که آیا نوع ارتباط تکراری یا غیرتکراری است . ارتباط تکراری نسبتا روشن و بدون ابهام است ولی ارتباط غیر تکراری مبهم و دارای پیچدکی است .( همان ، ۵۹۲)

الگو یا شبکه های ارتباط رسمی عبارتند از: دایره ای ، رنحیره ای ،به شکل Y ، ستاره ای ،همه جانبه .

الگوهای ارتباط سازمان غیر رسمی[۴]  عبارتند از : رشته ای ، تابشی ، تصادفی ، خوشه ای (اصغری ، ۱۳۹۳، ۲۱۲-۲۱۰)

موانع ارتباط[۵]  موثر : مفاهیم و عبارات نامفهوم و چند پهلو درارسال پیام ( موانع فیزیکی – پارازیت ) و گیرنده پیام مانند عدم توجه ، برداشت نادرست باشد.( الوانی ، ۱۳۸۹ : ۱۷۶)

۱- از صافی گذرانیدن (دستکاری کردن اطلاعات ): متناسب با پنداشت و نفع شخص ارائه دهنده اطلاعات عوامل دستکاری است.

۲- نوع پنداشت پیام دهنده : فرد با توجه به نیازها انگیزه ها،تجربه و ..آنچه را می بین تفسیر می کند و آن را واقعیت می نامد.

۳- احساسات : نوع احساس فرد هنگام گرفتن پیام بر تفسیر وبرداشت پیام تاثیر دارد و حالات روحی و روانی فرد.

۴- زبان : کلمات در زبان یک سیاست مدار و یک فرد متخصص…( رابینز ، ۱۳۷۸ : ۶۰۲-۵۹۸)

موانع ارتباطات میان افراد : موانع ادراکی ، موانع مربوط به معانی ، ارزشهای فرهنگی ، ارزیابی منابع ، اثرات انگیزشی و روحی و روانی ، موانع پارازیتی ( اصغری ، ۱۳۹۳ : ۲۱۴-۲۱۳)

ارتباط اثربخش در مرحله عمل  : به هنگام تصمیم گیری مدیران برای تعیین ارتباطات بین اعضا  می توانند از این عوامل استفاده کنند: ۱- مدیران باید به ارتباطات اهمیت دهند.۲-یکی بودن گفتار و کردار ۳- ارتباط یک تعهد دو جانبه است ۴- تاکید بر ارتباط رو دررو ۵- مشارکت در مسئولیت به هنگام ارتباط ( برای کسب اطلاعات و رفع هرگونه ابهام )۶- رسانیدن خبرهای ناگوار ۷- پیام باید در خور شنونده باشد .۸- ارتباط یک فرآیند دائمی است .( رابنیز، ۱۳۷۸ : ۶۱۶- ۵۸۵)

مسائل نوین در ارتباطات :موانع ارتباطی بین زن و مرد ( جنسیت ) : زنان می گویند ؛ مردان به هیج وجه تحمل شنیدن ندارندو مردان در مورد زنان می گویند آنها همواره از مسائل و مشکلات سخن می گویند .۲- مصلحت اندیشی در ارتباطات .۳- فرهنک های گوناکون : ریشه لغات ؛ کلمات در فرهنگ ها معانی مختلفی دارند ، اختلاف آهنگ صدا ، اختلاف در ادراک . ۴- الکترونیک و ارتباطات : ارتباط ۲۴ ساعته  که این ارتباطها مرزهای سازمانی را فرو ریخته است .( رابنیز، ۱۳۷۸ : ۶۱۶- ۵۸۵)

ساختار ارتباطات سازمانی  : سازمان برای ایجاد ارتباط عمودی ممکن است از ساختارهای گوناگونی استفاده کند که ازآن جمله ایجاد:

۱- زنجیره فرماندهی نخستینابزاریا وسیله ای است که درارتباط عمودی سازمان مورد استفاده قرارمیگیرد.در زمانی که که متصدی یک دستگاه با مساله ای غیر عادی برخورد نماید راه درست و مناسب آن است که او به سرپرست مستقیم خود مراجعه کند.

۲- برنامه و مقررات :دومین وسیله این که سازمان مقرارتی را مشخص می کند که افراد و کارکنان به هنگام روبرو شدن با آنها ( بدون مراجعه به مدیران ) می توانند واکنش مناسب از خود نشان دهند و اقدامات مقتضی به عمل آورند.بودجه یکی از این موارد است .

۳- ایجاد پست جدید:گاهی به مدیری که بار اضافی بر عهده او نهاده شده است یک معاون داده می شود.

۴- سیستم اطلاعاتی عمودی[۶]:

مدیران خر جند از یک بار گزارش کار خود را به مقامات بالاتر بدهند و اطلاعات را بصورت کتبی رد و بدل و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم های کامپیوتری استفاده می شود.( کارایی را بیشتر می کند) مثلا شرکت زیراکس در ماه از ۴۰ هزار مشتری خود نظرخواهی می کند و نتیجه به مقامات بالاتر ارجاع داده می شود.( ریجارد ال دفت ؛ ۱۳۷۹ : ۳۵۰)

ارتباط های اطلاعاتی در سطح افقی سازمان

مقصود از از ارتباط افقی ؛ تماس و هماهنگی هایی است که در سطح افقی ، بین دوایر سازمان بوجود می آید. این نوع ارتباط بوسیله ” لی ایاکوکا[۷] ” بیان شده است . در شرایطی چون سازمان با موارد  زیر مواجه شود ؛ نیاز به هماهنگی  در سطح افقی افزایش می یابد:نامطمئن تر شدن محیط ،وجود تکنولوژی پیچیده ،وچود وابستگی شدید بین دوایر سازمانی، زمانی که سازمان بر خلاقیت و نوآوری تاکید دارد .

۱-                   راههای ایجاد ارتباط افقی : ردو بدل کردن اوراق و اسناد و مدارک ۲-تماس مستقیم ۳- تعیین رابط سازمانی ۴-گروههای کاری  ۵-تعیین هکاهنگ کننده تمام وفت ( همان: ۳۵۲-۳۵۳)

  انواع ارتباطات در یک سازمان رسمی  و غیره رسمی :

 «خطوط پررنگ سیاه نشان دهنده ارتباطرسمی و خطوط نازکتر علاوه بر  ارتباط ارتباطغیره رسمی»

ارتباط غیر رسمی : ارتباط درخت انگوری : نیز نامیده می شود .چون درخت مو به هر گوشه ای سر می کشد و به طور نا منظم در هر جای سازمان راه می یابند. مانند ارتباطات ؛ خوشه ای ، تابشی ، تصادفی و رشته ای .(شکل موچود نیست .این توضیحات بر روی شکل داده شده )

نظریه های مربوط به ارتباطات

۱-      تجزیه و تحلیل تعاملی یا مراواده ای : افراددر این روش در سه حالت پدرانه ، بالغ(منطقی و گوبا) و کودکانه (واکنشهای کودکانه عدم تسلط احساس قصور)قرار می گیرند. این حالات بدون سن تقویمی آنان به درجات و مراتب گوناگون وجود دارد. جنبه اول عبارت « من نمی دانم چه کار کنم تو همه چیز را می دانی و بگو چکار کنم»؟ (حالت کودکانه در قید نوعی احساس وابستگی و عدم استقلال  )، جنبه دوم ، عبارت از : «من میدانم چه کار کنم تو نمیدانی چه کار کنی» ؟ (این حالت عدم اعتماد و اطمینات به دیگران و فرد در انجام کارها به کسی اعتماد ندارد. پدر بزرگهایی که که هنوز همه فرزندان خود را به کودک می پندارد تشبیه می کند.)، حالتی که نشان دهنده دلزدگی و یاس در فرد است حالتی بیمارگونه است و این افراد به سختی می توانند در سازمان کار کنندو منشاء اثراتی مفید باشند و جنبه سوم عبارت از : « من میدانم چه کار کنم تو هم میدانی چه کار کنی » در این حالت گویی یک جنبه عقلانی و منطقی از روابط بین افراد است . این افراد حالتی است که به بلوغ رسیده اند .این جنبه مطلوب ترین حالت سه فوق است و مدیران سعی دارند در جهت بوجود آوردن و پرورش اینگونه طرز فکر و روحیه در سازمان باشند.(الوانی ،۱۳۸۹: ۱۹۸-۱۹۲)

۲ – نظریه های ساختاری واکنشی ۳- نظریه تعادل ۴- نظریه شناختی رفتاری ۵- نظریه تفسیری انتقادی ۶- نظریه نمودگاری . نمایشی ۷ – نظریه مکمل رفع نیاز ۸- نظریه عزت و نفس ۹- نظریه واقعیت فرهنگی و اجتماعی ۱۰ – نظریه اعتبار شناختی .( سرمد ، ۱۳۷۸ : ۱۵۰-۱۴۳)

کاربرد ارتباطات در مراکز آموزشی

پیشنهاد می گردد در مراکز آموزشی که :

۱-      ویژگیهای شخصیتی ، احساسات وعواطف ، فرهنگی ، جنس ، سن ، پایگاه اجتماعی ، زبان ، لهجه و…توجه داشته باشید .

۲- نسبت به تعابیر و تفاسیر که ارتباط غیرکلامی دارد بسیار حساس باشید ارتباطات معلول نیازها ، انگیزه ها ، تمایلات ، انتظارات ، دانستن بیشتر ، دادن آگاهی و…می باشد .۳- ارتباطات می تواند به پذیرش اندیشه ، رفتار یا احساسات منجر شده و یا موجبات طرد آن را فراهم سازد .۴- شایسته است آمادگی توجه داشته که در بسیاری از مواقع پاسخ یا واکنش مخاطب قابل پیش بینی نیست .یا حتی غیر معقول است اگرچه پاسخ های اخیردر مراکر آموزشی بسیار بعید است .۵- ارتباطات عبارت از ظرفیت یا توانایی انسان برای شنیدن و فهمیدن افکار و احساسات دیگری یا دیگران و مهمترین عامل روان شناختی مستتر در ارتباطات انسانی ، همدلی است .۶- ملاحظات محیطی از قبیل مکانی یا دوری و نزدیکی از عوامل و موانع برقراری ارتباطات است از سوء تفاهمات باید به شدت پرهیز کرد.و…( ۱۸ مورد )(الوانی، ۱۳۸۹: ۱۷۲)

درحقیقت نتایح تحقیات نشان میدهد؛که ارتباط ضعیف موجب تضاد و تعارض بین افراد می گردد،ازآنجا که افراد تقریبا ۷۰ درصد ساعات بیداری خود را در پیوند با ارتباط ( نوشتن، خواندن ، صحبت کردن وگوش دادن ) می گذرانند ، نتیجه می گیریم که یکی ازنیروهای عمده که برسرراه موفقیت گروه قرارمیگیرد، نبودن ارتباطات اثربخش است. (رابینز، ۱۳۷۸، ۵۸۲) برخی ازخبرگان  ارتباطات براین باورند که شنود موثر سنگ بنای مهارت ارتباطی مدیران امروزی است.(اصغری، ۱۳۹۳ : ۳۰۷-۳۰۲)یکی از علمای مدیریت نقش اطلاعاتی و ارتباطی مدیر را در سازمان جزء اساسی ترین نقش های او قلمداد می کند.به زعم این او مدیر دارای سه نقش عمده در سازمان است ؛ نقش ایجاد ارتباط بین افراد و اعضای سازمان ، نقش جمع آوری اطلاعات و نقش تصمیم گیری که در هر سه ؛ محور اصلی انتقال اطلاعات است…ارتباط تارپود سازمان رابه هم پیوند میدهد و موجب یگپارچگی ووحدت سازمانی می شود. مسئولیت ایجاد ارتباطات صحیح درسازمان به عهده مدیریت سازمان است ومنظورازمدیریت،کلیه سطوح مدیریت. ارتباطی که عیارت از ؛ انتقال و تبادل اطلاعات ، معانی و مفاهیم و احساس ها بین افراد در سازمان با واسطه یا بی واسطه باشد .(الوانی، ۱۳۸۹ : ۱۷۳)

در نتیجه هیچ سازمانی نمی تواند بدون داشتن ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی به حیات خود جهت تحقق اهدافش ادامه دهد و نیازمند داشتن و ایجاد ارتباط مناسب و لازم است . مدیریت ارتباطات در درون سازمان به عهده  مدیریت سلزمان است که باید از برقراری ارتباط کارکنان و سایر سازمانها آگاهی و اطلاعات لازم را داشته باشد تا تحقق اهداف سازمان خود را میسر سازد .



[۱]- communication organizational

[۲]-Chameleon

[۳]- message

[۴]- extrajudicial

[۵]-conmmunication barrier

[۶]- vertical information system

[۷]- Lee Aeacoca

http://irmodir.com/wp-content/uploads/2017/09/telegram-us.png

بزرگترین پایگاه مقالات ترجمه شده مدیریتی

بانک مقالات مدیریت با ترجمه فارسی
جدیدترین مقالات ISI مدیریت با ترجمه ۲۰۱۶ و ۲۰۱۷
مقالات بیس پایان نامه رشته مدیریت به همراه ترجمه
برای دیدن مقالات اینجا کلیک کنید

امتیاز شما از 1 تا 5
اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید: